Как сделать презентацию в PowerPoint? Часть 1. Базовые правила

Презентация в Microsoft PowerPoint – как тест для маркетолога. Чтобы создать хорошую презентацию, нужно проявить навыки дизайна, техническую грамотность и личное чувство стиля. А если в слайдшоу есть ошибки (например, несоразмерный шрифт, битая ссылка или нечитаемый текст), вероятно, этот тест провален. Даже если речь хорошо продумана и отрепетирована, неудачный визуал может испортить восприятие информации.

 

Независимо от темы, успешные презентации зависят от 3-х основных факторов: набора инструментов PowerPoint, внимания к процессу презентации и последовательности в стиле. Вот несколько простых советов, которые помогут освоить каждый из этих элементов.

 

Базовая пошаговая инструкция по созданию презентации:
  1. Откройте Microsoft PowerPoint.

  2. Если страница с шаблонами не открывается автоматически, перейдите в «Файл» в левом верхнем углу экрана и нажмите «Создать». В этой вкладке можно использовать встроенные шаблоны презентаций или найти подходящий вариант в интернете.

  3. Вставьте новый слайд, нажав на вкладку «Главная», а затем кнопку «Создать слайд». Здесь вы можете проявить творческий подход к формату, тексту, изображениям и анимации презентации.

  4. Сохраните презентацию, нажав «Файл» и «Сохранить/ Сохранить как», убедившись, что вы указали, в какую папку или место назначения вы хотите включить PowerPoint.

  5. Чтобы продемонстрировать проект, перейдите на вкладку «Слайд-шоу» и нажмите «С начала».

 

1. Только вы решаете, как использовать PowerPoint.

 

Microsoft предоставляет пользователям PowerPoint множество инструментов. Но это не значит, что обязательно использовать их все. Вот некоторые ключевые параметры, на которые стоит обратить внимание:

 

  • Убедитесь, что тема PPT соответствует вашим потребностям, прежде чем использовать ее.

  • Старайтесь не использовать стандартные шрифты Office (Calibri и Cambria). Они могут сделать презентацию невыразительной.

  • Профессионалы никогда не используют встроенные звуки PowerPoint. А лучше вообще обойтись без них.

  • PowerPoint автоматически создает маркировку списка, но это не всегда актуально.

  • Некоторые настройки по умолчанию для PPT предусматривают небольшую тень на всех фигурах. Уберите эту тень, если она на самом деле не нужна.

  • Не оставляйте фигуры в одном синем цвете (по умолчанию).

 

 

2. Создание пользовательского размера слайдов.

 

Для большинства презентаций подходят стандартные параметры с соотношением 4:3 или 16:9. Но иногда приходится настраивать размер для нестандартных дисплеев. Как это сделать?

 

  • В ленте навигации выберите «Дизайн».

  • Выберите «Размер слайда», а затем «Настроить размер слайда…».

  • Введите желаемую высоту и ширину фона и нажмите «ОК».

  • Появится диалоговое окно. Нажмите «Развернуть» или «Подобрать размер».

 

Пользователский размер слайда в PowerPoint

 

Совет. Изменяйте размер слайдов перед тем, как добавлять объекты. Иначе их размеры станут искаженными.

 

 

3. Редактирование дизайна шаблона слайда.

 

Значительно проще подготовить шаблон PowerPoint до начала работы. Таким образом не придется редактировать дизайн каждого слайда вручную. Упрощенный процесс происходит следующим образом:

 

  • Выберите «Дизайн» в ленте навигации.

  • В крайнем правом углу нажмите «Формат фона».

  • Внесите любые изменения, затем нажмите «Применить ко всем». Все текущие и будущие слайды в этой презентации будут использовать такой шаблон.

 

Редактирование шаблона в PowerPoint

 

Детальное редактирование шаблона (включая шрифты) происходит во вкладке «Вид» — «Образец слайдов». Здесь же можно выбрать формат фона, цветовую палитру, наличие заголовка, номера слайда и пр.

 

 

4. Текст должен соответствовать аудитории.

 

Значительная часть работы в PowerPoint – это текст. Он может как «вытянуть», так и загубить презентацию. Поэтому, желательно тщательно продумывать текстовый контент, но при этом не нагружать зрителя большим количеством информации.

 

Типографика

Восприятие шрифтов может повлиять на впечатление аудитории. Правильный шрифт – возможность передать индивидуальность бренда и профессионализм команды. Некоторые шрифты выглядят просто и понятно, но это не значит, что они скучные. Распространенная ошибка – думать, что выбранный стиль недостаточно «интересный». Это может заставить выбрать шрифт, который отвлекает от вашего сообщения.

 

Выбор шрифта для презентации

 

Забавные и эксцентричные шрифты можно использовать, но в меру. Смешение забавного шрифта или больших букв с профессиональным содержимым может добавить юмора. Но прежде всего, убедитесь, что все уместно и аудитория не станет отвлекаться на большое количество разрозненных начертаний.

 

Размеры шрифта в презентации
Источник: Design Shack

 

 

5. Убедитесь, что все объекты выровнены.

 

Выравнивание объектов на слайде – ключ к профессиональному виду презентации. Можно попытаться выстроить изображения мышкой… но это не очень эффективно. При перетаскивании объектов вручную, они все равно выглядят неотцентрованными.

 

Как выровнять несколько объектов автоматически:

 

  • Выбрать все объекты, удерживая клавишу «Shift» и нажимая на каждый из них.

  • Нажмите «Выровнять» на верхней панели параметров.

  • Примените нужный тип выравнивания.

 

Выравнивание объектов в PowerPoint

 

 

6. Используйте «Формат», чтобы управлять дизайном объектов.

 

Меню форматирования позволяет выполнять точные настройки, которые порой кажутся невозможными. Для этого перейдите во вкладку «Формат», всплывающую при выборе объекта или щелкните правой кнопкой мыши по объекту и выберите опцию «Формат объекта…». Здесь вы можете точно настраивать заливки, обводки, тени, создавать отражения и многое другое.

 

Формат объекта в PowerPoint

 

 

7. Пользуйтесь функциями редактирования фигур.

 

Многие не понимают, насколько гибкими стали инструменты PowerPoint. Программа предоставляет пользователю множество вариантов форм, помимо традиционных прямоугольных, овальных и закругленных прямоугольников. Современные формы можно найти в подразделе «Иллюстрации» вкладки «Вставка», используя их можно создавать диаграммы и блок-схемы в кратчайшие сроки. Эти инструменты особенно полезны, если учесть, что PowerPoint является визуальным средством.

 

 

8. Создание пользовательских форм.

 

Дополнительно, каждую точку фигуры можно редактировать кривыми Безье. При создании фигуры, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Начать изменение узлов». Редактируя точки, можно создавать собственные формы, соответствующие презентации.

 

Пользовательская форма объекта в PowerPoint

 

Вот несколько фигур, полученных из квадрата за несколько секунд работы:

 

Пример пользовательских форм объекта в PowerPoint

 

 

9. Обрезайте изображения по форме.

 

Помимо создания пользовательских форм в презентации, PowerPoint также можно использовать для обрезки изображений под определенный формат. Сделать это можно так:

 

  • Нажмите на изображение и выберите «Формат» на панели параметров.

  • Выберите «Обрезка», затем «Обрезать по фигуре», а затем выберите желаемую фигуру. Та-да!

 

Обрезка изображения по форме в PowerPoint

 

 

10. Веб-ресурсы в PowerPoint.

 

Традиционно, для включения веб-сайта в PowerPoint, создается ссылка на страницу, которая открывается в браузере. Но для пользователей ПК есть лучший вариант.

 

Стороннее программное обеспечение интегрируется во вкладку разработчика PowerPoint. Его можно использовать для встраивания веб-сайта непосредственно в PowerPoint с помощью обычного HTML-фрейма. Одним из лучших инструментов является LiveWeb, с помощью которого можно вставлять целую веб-страницу или видео с YouTube.

 

Еще один, более традиционный способ – сделать скриншоты сайта или встроить мультимедиа (например, видео с YouTube), загрузив его прямо на компьютер.

 

 

11. Попробуйте использовать GIF-файлы.

 

GIF – анимированные изображения, используемые для передачи настроения, идеи, информации и многого другого. Пользователи добавляют GIF-файлы в презентации, чтобы разнообразить эмоциональную составляющую или продемонстрировать какой-либо процесс. Добавить GIF-ки в ваши слайды очень просто. Для этого:

 

  • Скачайте или создайте нужный GIF.

  • Выберите слайд, на котором планируется использование GIF.

  • Перейдите на вкладку «Вставка» и «Рисунки».

  • Перейдите в папку с сохраненным GIF и выберите его, выберите «Вставить».

  • Чтобы воспроизвести анимированный GIF-файл, перейдите на вкладку «Слайд-шоу», а затем «Воспроизвести с текущего слайда».

 

 

12. Придерживайтесь простоты.

 

PowerPoint – отличный инструмент для поддержки презентации визуальной информацией, графикой и дополнительными советами. Другими словами, презентация и устная речь дополняют друг друга.  Но слайды, какими бы креативными и красивыми они ни были, не должны быть основой. Сохраняйте четкость и краткость текста. Если слайды перегружены информацией, это отвлечет слушателей и внимание потеряется. Вот несколько способов сохранить простоту презентации:

 

  • Ограничить количество пунктов и текста.

  • Избегать абзацев и длинных цитат.

  • Использовать «пустое» или «отрицательное» пространство.

  • Не использовать сложное представление данных (мелкие графики, большое кол-во знаков после запятой в цифрах и пр.).

 

 

13. Используйте фирменные шрифты.

 

Одна из постоянных проблем, с которой докладчики сталкиваются с PowerPoint, заключается в том, что шрифты изменяются при использовании разных компьютеров. На самом деле шрифты не меняются – на презентационном компьютере просто не установлены те же файлы шрифтов.

 

Совет: при сохранении файла PowerPoint (только на Windows), нужно нажать «Параметры сохранения» в диалоговом окне «Сохранить как…». Затем установите флажок «Встроить шрифты TrueType» и нажмите «ОК». Теперь ваша презентация сохранит файл шрифтов, и они не изменятся при смене компьютера.

 

 

14. Сохраните слайды в формате JPEG.

 

Надежный способ избежать трансформации шрифтов – сохранить финальную версию презентации в формате JPEG, а затем вставить картинки в свои слайды. Если вы не используете анимацию в своей презентации, то эта опция работает исключительно надежно.

 

Если нужна анимированная презентация, потребуется поработать побольше: сохранить JPEG-файлы каждого «кадра» анимации. В финальной презентации достаточно отобразить файлы JPEG в требуемом порядке. Технически, у вас будет несколько новых слайдов вместо одного оригинального. Но аудитория не заметит разницу.

 

Важно: Большое количество JPEG-ов увеличивает размер файла.

 

 

15. Вставка мультимедиа.

 

PowerPoint предоставляет возможность ссылаться на внешние видео/аудио файлы либо вставлять медиа прямо в презентацию. Есть две веские причины, по которым стоит встраивать мультимедийные файлы:

 

  1. Позволяет воспроизводить мультимедиа прямо в презентации. Это будет выглядеть намного профессиональнее, чем переключение между окнами.

  2. Встраивание также означает, что файл остается в презентации PowerPoint, поэтому он должен нормально воспроизводиться без внешних ресурсов (кроме Mac).

 

Примечание. Пользователям Mac OS в PowerPoint следует проявлять особую осторожность при использовании мультимедийных файлов.

 

Если вы используете PowerPoint для Mac, необходимо сохранять видео и/или аудиофайл в той же папке, что и презентация PowerPoint. Лучше всего вставлять видео или аудио файлы только после того, как презентация и содержащая ее папка были сохранены. Кроме того, если презентация будет воспроизводиться на компьютере под управлением Windows, пользователям Mac необходимо убедиться, что их мультимедийные файлы имеют формат WMV.

 

 

16. Используйте собственное оборудование.

 

Даже при соблюдении всех рекомендаций, могут возникнуть непредвиденные ситуации при использовании разных операционных систем. В том числе, между разными версиями PPT. Один из способов решения этих проблем – использовать собственный ноутбук.

 

 

17. Используйте «Режим докладчика».

 

В большинстве случаев презентации транслируются на экран докладчика и на основной проецируемый дисплей. В PowerPoint есть отличный инструмент под названием «Режим докладчика», который можно найти на вкладке «Слайд-шоу». В этой вкладке можно настроить показ презентации по многим параметрам. Этот инструмент поможет объединить их устную презентацию и визуальное сопровождение.

Режим докладчика в PowerPoint

Совет: при запуске презентации нажмите CTRL + H, чтобы курсор исчез, и клавишу «А» для возврата (на Windows).

 

 

Итоги

 

PowerPoint – гибкий инструмент, которым зачастую пренебрегают. В этой статье мы рассмотрели лишь базовые функции, которые наглядно показывают, на что способен этот редактор. Благодаря его набору инструментов, вниманию к процессу презентации и последовательности в стиле, вы можете сделать гораздо больше, чем просто презентацию для клиентов. Главное не забывать об умеренности и чувстве стиля. А в ближайших материалах мы подробно расскажем о конкретных элементах стильных презентаций.

 

Подготовлено по материалам Hubspot